Büromanagement (m/w/d)

Wir suchen Verstärkung 

Das Institut für angewandte Sozialwissenschaften Stuttgart steht für wirksame und innovative Entwicklungen im Umfeld von Bürgerengagement. Wir beraten und begleiten zu Themen der Zivilgesellschaft und kommunalen Entwicklung, insbesondere Ehrenamt und Engagement, Bürger*innenbeteiligung, Quartiersentwicklung, Integration und Nachhaltigkeit.

Aus wissenschaftlicher Perspektive leiten uns Fragen zu Intersektoralität, Ko-Produktion, Stärkung der zivilgesellschaftlichen Dimension, Daseinsvorsorge in den Kommunen und deren Steuerung. Unsere Kernkompetenz ist damit die enge Verknüpfung von Beratung und Forschung. So entwickeln wir individuelle und passgenaue Konzepte für die Zukunftsfähigkeit von Gesellschaft auf verschiedenen Ebenen. Wir greifen aktuelle Themen auf und eröffnen Denkräume. Dabei fühlen wir uns den Zielen der Agenda 2030 verpflichtet.

Wir arbeiten eigenverantwortlich und selbstorganisiert in aufgabenbezogen zusammengestellten Teams. Mit unseren vielfältigen Kompetenzen, unserer Kreativität und unseren Netzwerken sind wir verlässlicher Partner.


Stellenausschreibung

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt möchten wir eine Stelle mit einem Umfang von 50% (20 Stunden/Woche) besetzen. 

Zu den Aufgaben gehören die Koordination und Ausführung der allgemeinen Verwaltung als Drehkreuz und Schnittstelle innerhalb des Instituts.

Die Stelle ist zunächst befristet bis 31. August 2027. Eine Weiterführung oder Entfristung des Arbeitsverhältnis wird angestrebt.

Ihre Aufgaben

• Koordination und Ausführung von administrativen Abläufen in der Geschäftsstelle sowie Sicherstellung der Erreichbarkeit der Geschäftsstelle.
• Koordination und Ausführung zuwendungsrechtlich notwendiger Aufgaben innerhalb durchzuführender Projekte mit Drittmittelförderung inkl. der Abrechnungen von Drittmittelförderungen und Erstellung dazu notwendiger Mittelverwendungsnachweisen.
• Vorbereitung, Koordination und Ausfertigung von Vertragsunterlagen und Vereinbarungen für Dienstleister*innen.
• Koordination und Ausführung der Personalverwaltung und der vorbereitenden Personalbuchhaltung.
• Koordination und Ausführung des Finanzwesens, einschließlich der laufenden beleghaften Buchhaltung.
• Vorbereitung und Mitwirkung bei der Erstellung von Haushalts- und Finanzplänen und der Jahresabschlüsse.
• Fachansprechpartner*in im Verbund als Steinbeis-Transferzentrum sowie für Rechnungsprüfer*in und Steuerberater*in.
• Koordination, Führung und Aktualisierung von Firmenstammdaten, Mitarbeiterakten, Datenbanken, Mitgliedschaften sowie Mahnwesen.
• Vorbereitung und Koordination von Teambesprechungen am Sitz des Instituts in Stuttgart.

Ihr Profil

• Fundierte Erfahrungen in der Koordination und Verwaltung einer zentralen Verwaltungsstelle oder Geschäftsstelle.
• Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich.
• Kenntnisse zur Bewirtschaftung öffentlicher Mittel und in den Bereichen des Zuwendungsrecht.
• Fähigkeit zur gewinnenden und wertschätzenden Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen, insbesondere zur verständlichen Darstellung komplexer Zusammenhänge.
• Sehr gutes Kommunikationsvermögen gegenüber Kooperationspartner*innen, Mitarbeiter*innen und Zuwendungsgeber*innen.
• Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Integrität sowie selbstständiges und strukturiertes Arbeiten.
• Interesse an einer verantwortungs- und anspruchsvollen Aufgabe in einer agilen, kreativen und wertschätzenden Arbeitsatmosphäre

Wir bieten:

• Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen und engagierten Team.
• Ein Beschäftigungsverhältnis in Anlehnung an den TVöD Land.
• Mobiles Arbeiten vom Home-Office aus mit flexiblen Arbeitszeiten.
• Ein Arbeitsumfeld, das die Vereinbarkeit von Familie und Beruf unterstützt.

Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, Zeugnissen und einem kurzen Anschreiben richten Sie bitte per E-Mail (in einem Gesamtdokument als PDF) an die Geschäftsstelle des Instituts für angewandte Sozialwissenschaften Stuttgart unter info@sozialwissenschaften-stuttgart.de

Das Bekenntnis zu Vielfalt und Inklusion ist für uns und in unserer Arbeit von zentraler Bedeutung. Menschen mit Schwerbehinderung und diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher fachlicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Die Grundsätze des AGG werden beachtet.

Bewerbungsfrist

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 29.06.2023. Vorstellungsgespräche finden so zeitnah wie möglich statt.

Bei Rückfragen können Sie sich gerne an Frau Anja Feyhl, Leitung der Geschäftsstelle, wenden unter anja.feyhl@sozialwissenschaften-stuttgart.de