Automotive meets Managementsystem 2.0

Schneller und direkter Informationsaustausch mit Wiki

Anfang 2008 startete die Hirschmann Automotive GmbH, ein Automobilzulieferer mit Hauptsitz im Österreichischen Rankweil, gemeinsam mit dem Steinbeis-Unternehmen TQU International GmbH den Umbau seines integrierten Managementsystems nach ISO-TS 16949:2002 und ISO 14001:2004 und hat heute ein dynamisches Managementsystem, das von den Mitarbeitern oft und gerne genutzt wird. Es basiert auf einem Wiki, das die Online-Bearbeitung der Seiten für jeden Benutzer möglich macht.

„Unser QM-System war so einfach nicht mehr praktikabel“ erläutert der „Wikibeauftragte“ und Leiter Managementsysteme der Hirschmann Automotive GmbH, Samuel Neuhauser. Es war ein System, das nur von wenigen gepflegt und genutzt wurde. Auf der Suche nach einer neuen Softwarelösung für die Dokumentation des zertifizierten Qualitätsmanagementsystems wurde Samuel Neuhauser über einen Fachartikel auf die TQU International GmbH und deren Thema „Managementsystem 2.0 – Gestaltung dynamischer Managementsysteme über Wiki“ aufmerksam. „Sowohl die Wiki-Idee als auch die geringeren Kosten im Vergleich zu einer ‚normalen‘ Software-Implementierung haben uns zum ‚Abenteuer Hirschmann-Wiki‘ geführt“, so Samuel Neuhauser.

Für das Unternehmen war es wichtig, das Managementsystem selbst ohne klassische externe Beratung gestalten und pflegen zu können. Somit war der Arbeitskreis mit der TQU-Begleitung in Sachen Projekt- Controlling und fachlicher Starthilfe das richtige Umfeld. Vier Monate wurden die Hirschmann-Teammitglieder gemeinsam mit anderen Unternehmen in mehreren Trainingseinheiten, die unter anderem auf die in- dividuellen Bedürfnisse und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ausgerichtet waren, in der Neugestaltung und Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems über Wiki befähigt und begleitet.

Die Hirschmann-Mitarbeiter waren von Anfang an hoch motiviert und haben ständig neue Ideen für eine weitere Gestaltung des Managementsystems entwickelt. Die Arbeit an der Dokumentation machte den Beteiligten Spaß, noch dazu wurde der Wert dieser Arbeit innerhalb des Unternehmens anerkannt. Das weitere Highlight des Projektes bestand in der Schaffung eines von allen Werken getragenen Systems – einer standortübergreifenden, zentralen und mehrsprachigen Plattform für alle drei Standorte. Unterstützend dazu gab es einen Wiki-Admin-Day für Mitarbeiter aus allen drei Werken: „Alle wussten danach, es ist jetzt ‚unser’ System und nicht mehr das aus Rankweil“, so Samuel Neuhauser. Dadurch ist eine starke Community entstanden – engagierte Multiplikatoren bringen sich in die weitere Verbesserung des Managementsystems über Wiki in Workshops ein.

Alles aus einer Hand und über eine Plattform – neben einer dynamischen, neu gestalteten QM-Dokumentation konnte das Wiki im Juli 2008 das bestehende Unternehmensintranet komplett ablösen. Auch die Wissensmanagement- Seiten waren zu diesem Zeitpunkt komplett aufgebaut. Somit sind die qualitätsrelevanten Abläufe besser bekannt und die Mitarbeiter beteiligen sich wesentlich aktiver bei deren Umsetzung und Verbesserung.

Der Erfolg des Hirschmann-Wiki ist vor allem mit dem eindeutigen Auftragsziel und starken Rückhalt in der Geschäftsführung zu erklären. Die Fragen: Was wollen wir bis wann? Was wollen wir nicht? Was könnte noch dazu kommen? – wurden präzise beantwortet. Auch die klar definierten Rollen im Projekt und die Freistellung des internen Projektleiters für die Projektaufgaben Managementsystem 2.0 sowie die optimale Zusammenstellung des Kernteams und Zusammenarbeit zwischen Verantwortlichen zum Thema Managementsystem und IT haben zu dem positiven Projektergebnis beigetragen. Gutes Projektmarketing, gezieltes Kommunikations- und Informationsmanagement sowie Partizipation der Menschen – leistungsfähiges Multiplikatoren-Konzept (ein bis zwei Wiki-Verantwortliche je Abteilung), intensives Multiplikatorentraining und Verteilung der Verantwortung auf mehrere Schultern – waren weitere Erfolgsfaktoren dieses Vorhabens.

Das Managementsystem wurde über Wiki in drei Bereiche aufgeteilt: 

  • QM-Handbuch – Übernahme bestehender Dokumente in Wiki, bevorzugt als Wiki-Seiten
  • Abteilungsseiten – Abteilungsübersichten mit Aufgabengebieten, Organigramm, Abteilungsfotos
  • persönliche Bereiche – jeder Mitarbeiter, der will, kann sich und sein privates Umfeld vorstellen.

Diese klare Strukturierung erleichtert die Anwendung und trägt somit dem Projektgelingen bei. Auch die Unterstützung durch die TQUExperten sowie der Austausch mit und das Lernen von anderen Unternehmen im Arbeitskreis Managementsystem 2.0 war ein wichtiger Erfolgsfaktor bei dem „Abenteuer Hirschmann-Wiki“.

Dass die Hirschmann Automotive GmbH und die TQU International GmbH mit ihrem Managementsystem 2.0 auf dem richtigen Weg sind, zeigen nicht nur die Zahlen (über 150 Seitenänderungen durch die Mitarbeiter am ersten Tag, nach dem ersten Einführungsmonat mehr als 50.000 Seitenzugriffe), sondern bestätigt auch Samuel Neuhauser: „Alles in allem sehen wir uns den Herausforderungen für die Zukunft, sowohl wikitechnisch als auch auf dem Automobilmarkt, gewachsen und sind davon überzeugt, dass wir mit Wiki eine super Plattform für einen schnellen, direkten und einfachen Infoaustausch geschaffen haben.“ Wiki lebt und ist bei Hirschmann in aller Munde!

Kontakt

Karoline Kraus
Nico Schuster

TQU International GmbH (Neu-Ulm)
stz668@stw.de

Josef Summer
Samuel Neuhauser

Hirschmann Automotive GmbH (Rankweil)
info@hirschmann-automotive.com

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