Erfolgreiche Managementsysteme in der Ausbildung

Steinbeis-Experten beraten das Institut für berufliche Bildung im Gesundheitswesen

Der Wettbewerb im Bildungssektor nimmt zu, so dass die Frage nach geeigneten Kompetenzbestätigungen und Zertifikaten für Managementsysteme immer mehr an Bedeutung gewinnt. Die Experten des Steinbeis-Beratungszentrums Institut für Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung ifqo unterstützen Aus- und Weiterbildungseinrichtungen bei der Suche nach geeigneten Managementsystemen.

Die Vivantes – Netzwerk für Gesundheit GmbH in Berlin ist der größte kommunale Krankenhauskonzern Deutschlands. Das Netzwerk bietet Patienten die ganze Bandbreite medizinischer und pflegerischer Versorgung, in Krankenhäusern, Pflegeheimen bis zur ambulanten Rehabilitation. Im Institut für berufliche Bildung im Gesundheitswesen (IbBG) der Vivantes GmbH sind die über 700 Auszubildenden des Netzwerks beschäftigt. Das Institut beauftragte das Steinbeis-Beratungszentrum mit der Suche nach einem geeigneten Modell für eine externe Zertifizierung.

Nach entsprechender Recherche entschieden sich die Steinbeis-Experten für die DIN EN ISO 9001:2008, diese Norm ist sowohl in Deutschland (DIN) als auch europäisch (EN) sowie international (ISO) anerkannt. Im Rahmen des Projekts wurden unter anderem die Kundenerwartungen, in diesem Fall vor allem die Erwartungen der Auszubildenden und der Praxiseinrichtungen, als auch die gesetzlichen Anforderungen ermittelt und die Prozesse zur Umsetzung festgelegt.

Bei den eigentlichen Bildungsleistungen, die das Institut erbringt, wurden die ausbildungsrelevanten Arbeitsprozesse überprüft und konkrete Verfahrensanweisungen schriftlich festgelegt. Den prozessorientierten Ansatz für das Qualitätsmanagement betrachtete das Projekt- Team fachübergreifend: Prozesse wurden harmonisiert, bereichsübergreifende Zuständigkeiten gebündelt. Die systematische Identifizierung von Verbesserungspotenzialen nahmen sie auf der Basis des PDCA (Plan-Do-Check-Act)- Zyklus vor.

Der Aufbau eines Managementsystems nach der DIN EN ISO 9001 ist eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe, doch der Aufwand lohnt sich, denn eine hohe Qualität von Dienstleistungen ist für den nachhaltigen Erfolg der Organisation unabdingbar. Dazu müssen Prozesse und Verfahren kontinuierlich überprüft und verbessert werden. Daher implementierten die Steinbeis-Berater ein internes Auditsystem, das eine zyklische und systematische Überprüfung der Strukturen, Prozesse und Ergebnisse sicherstellt und das alle Führungskräfte und Mitarbeiter einbezieht. Ein weiterer wichtiger Aspekt des Qualitätsmanagements ist die Kundenwahrnehmung, also die der Auszubildenden. So wurden zur besseren Orientierung von Schülern und Besuchern Hinweisschilder angebracht, neben einem frischen Anstrich wurden außerdem die Ausstellungsfenster auf den Fluren mit Materialien aus dem Pflege- und Medizinbereich neu gestaltet.

Eine systematische Befragung zur Zufriedenheit mit der theoretischen Ausbildung findet in allen Fachbereichen nach der Probezeit und zum Ende des 3. Semesters mit einem Fragebogen statt. Kritik zur theoretischen und praktischen Ausbildung können die Auszubildenden im Rahmen des Beschwerdemanagements in einem Beschwerdebogen weitergeben. Die Ergebnisse werden ausgewertet, die Verbesserungsmöglichkeiten im Kollegium beraten und die Ergebnisse den Schülern vorgestellt. Im Rahmen der Managementbewertung erfolgt außerdem eine Gesamtbetrachtung der Ergebnisse im Abgleich mit den Zielen sowie eine Zielfortschreibung und Qualitätsplanung für den Folgezeitraum.

Die Anstrengungen im Projekt wurden denn auch belohnt: Das Institut für berufliche Bildung im Gesundheitswesen wurde im vergangenen Jahr erfolgreich zertifiziert.

Ausbildungsrelevante Arbeitsprozesse des IbBGs

  • Auswahl und Einstellung von Auszubildenden
  • Organisation der Ausbildung und des Unterrichts
  • Leistungsbeurteilungen
  • Begleitung der praktischen Einsätze
  • Praxisanleitertagungen
  • Kontaktpflege Praxis-/Einsatzstellen

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