Mit moderierten Workshops zu mehr Effizienz

Unternehmensanalyse und -entwicklung für ein Software-Unternehmen

In vielen Unternehmen enden Workshops als zeitraubende Veranstaltungen mit mageren Ergebnissen. Mit Hilfe der Moderationstechnik kann dieses Problem gelöst werden. Moderation ist aber kein Allheilmittel, sondern eine methodische Kompetenz, bei der der Moderator einen ganzheitlichen Blick über die zu bearbeitende Aufgabe besitzt. Natürlich stellt sich die Frage, was ein Unternehmen von einem Moderator erwarten kann. Professionalität, Ergebnisorientierung, Effizienz und Neutralität, so die Experten des Winnender Steinbeis-Transferzentrums Managementseminare & Mittelstandsberatung. Sie haben ein Software-Unternehmen mit dem Fokus auf Arztpraxen bei seiner Unternehmensanalyse und -entwicklung mit einem moderierten Workshop erfolgreich unterstützt.

Das vor einigen Jahren mit nur drei Mitarbeitern gegründete Unternehmen profitierte vom jüngsten wirtschaftlichen Aufschwung und hat inzwischen neben dem Geschäftsführer acht Mitarbeiter. Dazu zählen zwei Projektleiter, eine Sekretärin und fünf Programmierer.

Die Entwicklung des Software-Unternehmens hört sich zweifellos gut an. Jedoch gibt es auch in solch aufstrebenden Unternehmen Probleme und unausgeschöpfte Potenziale. So hatten die beiden Projektleiter keine Führungserfahrung in anderen Unternehmen gewinnen können. Ihre Mitarbeiterführung wurde sowohl vom Geschäftsführer als auch von den Mitarbeitern selbst als wenig professionell angesehen. Außerdem waren die Unternehmensabläufe aufgrund des raschen Wachstums nicht klar definiert, da sich diese meist nicht im gleichen Maße wie der Umsatz entwickeln. Schließlich war aus Sicht des Unternehmens Marktpotenzial in anderen Kundenbranchen vorhanden, jedoch gab es hierfür weder eine Marktanalyse noch eine Marketingkonzeption.

Vor diesem Hintergrund entschloss sich der Geschäftsführer, einen eintägigen Workshop mit den beiden Führungskräften und den Mitarbeitern durchzuführen, um die bestehende Situation zu analysieren und das Unternehmen weiterzuentwickeln. Es war offen, wer den Workshop moderieren sollte. Der Geschäftsführer dachte darüber nach, die Moderation selbst zu übernehmen, denn schließlich hatte er bislang alle Besprechungen selbst geleitet. Diese waren jedoch zeitlich kurze Besprechungen mit ein bis zwei Mitarbeitern und einer klar umrissenen Fragestellung. Auch inhaltlich stellte sich die Frage, ob der Geschäftsführer unbefangen und neutral genug agieren kann. Ferner war er sich auch nicht sicher, wie er mit möglicherweise auftretenden Konflikten in der Gruppe und drohenden Endlosdiskussionen umgehen sollte.

Ein externer Moderator dagegen zeichnet sich dadurch aus, dass er unparteilich, neutral und nicht in bestehende Konflikte der Teilnehmer involviert ist. Mangels Notwendigkeit sich fachlich und inhaltlich mit der zu moderierenden Thematik intensiv befassen zu müssen, kann er sich besser auf seine Kernaufgabe konzentrieren als dies ein Mitarbeiter eines Unternehmens als Moderator tun könnte.

Aus diesen Gründen entschloss sich der Geschäftsführer des Software-Unternehmens, einen externen Moderator einzusetzen. Bei der Auswahl war ihm wichtig, dass die „Chemie“ stimmt, aber auch, dass der Moderator eine entsprechende Ausbildung und umfangreiche Erfahrung mit vergleichbaren Unternehmen vorweisen kann. Mit diesen Anforderungen wendete er sich an das Winnender Steinbeis-Transferzentrum, das die Moderation übernahm.

Ziel des moderierten Workshops war es, im Sinne der sogenannten SWOT-Analyse (engl. Akronym für Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats) die Stärken und Schwächen sowie die Chancen und Risiken herauszuarbeiten und darauf aufbauend Maßnahmen zur Problemlösung und zur Weiterentwicklung des Unternehmens festzulegen. Ein sinnvolles und bewährtes Hilfsmittel zur Gestaltung eines moderierten Workshops stellt das Bilden von Ablaufphasen dar. Deswegen wurde der Workshop bei dem Software-Unternehmen in eine Vorbereitungs-, Einleitungs-, Arbeits-, Abschlussund Nachbereitungsphase unterteilt.

Im Rahmen der Moderation ergaben sich die Stärken „Programmier-Know-how“ und „Kundenbindung“ sowie die Schwächen „Führung“, „Ablauforganisation“, „Neue Märkte bearbeiten“ und das „Rechnungswesen“. Zu den identifizierten Stärken und Schwächen, aber auch zu den analysierten Chancen und Risiken wurden intensive Diskussionen geführt und konkrete Maßnahmen beschlossen. Diese wurden im Rahmen von Aktionsplänen verbindlich festgelegt.

So wurde beispielsweise für die Schwäche „Führung“ vereinbart, Führungsgrundsätze auszuarbeiten, ein Organigramm zu erstellen, eine Mitarbeiterbefragung vorzubereiten und durchzuführen und regelmäßige Montagsbesprechungen einzuführen. Außerdem wurde beschlossen, die beiden Projektleiter zu einem Führungskräfteseminar anzumelden.

Über den moderierten Workshop hinaus wurde das Software-Unternehmen durch das Steinbeis-Transferzentrum im Rahmen eines Coachings unterstützt, so dass eine dauerhafte Begleitung bei der Umsetzung der Maßnahmen erfolgte. Der beim Software-Unternehmen durchgeführte moderierte Workshop zur Unternehmensanalyse und -entwicklung ist nur eines von vielen Einsatzfeldern der Moderationstechnik. Moderiert werden üblicherweise auch Qualitätszirkel, Arbeitssitzungen für Führungskräfte, die Suche nach einer Lösung von Schnittstellenproblemen zwischen Abteilungen, die Festlegung und Verteilung von Arbeitsaufträgen in einer Entwicklungsabteilung sowie die Diskussion, das Treffen und die Umsetzung von Entscheidungen eines Produktionsteams.

Workshops in Unternehmen lassen sich mit Hilfe der Moderationstechnik effizienter und wertschöpfender durchführen. Endlosdiskussionen, zähes Vorankommen, Rechthaberei und „Show“-Veranstaltungen können vermieden werden. Der Ärger mit schlecht geleiteten und langwierigen Arbeitssitzungen gehört dadurch der Vergangenheit an. Der Gedankenaustausch wird inspirativ und konstruktiv. Konkrete, umsetzbare und verbindliche Maßnahmen sind das Ergebnis.

Darüber hinaus tragen moderierte Workshops dazu bei, dass Maßnahmen gemeinsam von den Mitarbeitern erarbeitet und somit motivierter umgesetzt werden. Denn wer an Entscheidungsprozessen beteiligt wird, bringt mehr Verständnis dafür auf als derjenige, der nur informiert wird. Folglich werden somit aus Betroffenen Beteiligte gemacht. Vor diesem Hintergrund besitzt die Moderationsmethode eine Hebelwirkung in mehrfacher Hinsicht. Ein Hebel, der bedient werden möchte!  

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