Innovative Informationssysteme: Unterstützung für Compliance-Aufgaben im Umweltbereich

Strukturierte und zuverlässige Abwicklung mit Hilfe der Software CC Pro

Das Thema Rechtskonformität im Umweltbereich hat im Rahmen des VW-Skandals die Schlagzeilen nicht nur in den deutschen Medien bestimmt. Zum Austricksen von Prüfverfahren zur Emissionskontrolle von Dieselmotoren wurde Software entwickelt. Die Förderung des Gemeinwohls und der nachhaltige Schutz der Umwelt waren zweifelsfrei kein Ziel der Entwickler. Im Gegensatz dazu hat sich das Steinbeis- Innovationszentrum IVO - Informationssysteme für Verantwortungsbewusste Organisationen mit seiner CCPro-Software die Erforschung und Entwicklung innovativer Informationssysteme für das betriebliche Umweltmanagement und den Umweltschutz auf die Fahne geschrieben.

Unternehmen sind verpflichtet, die in den unterschiedlichen Bereichen des Umweltrechts definierten Gesetze, Richtlinien und Verordnungen einzuhalten. Kommt ein Unternehmen dieser Verpflichtung nicht nach, drohen Sanktionen wie Geldstrafen, der Entzug von Lizenzen und Zulassungen bis hin zur Zwangsbetriebsschließung. In Unternehmen sind daher Spezialisten damit beauftragt, für eine Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Auflagen durch das Unternehmen zu sorgen. Das Aufgabengebiet wird auch als Compliance Management im Umweltbereich bezeichnet. Die hier anfallenden Aufgabenstellungen sind vielfältig und erfordern umfassende Expertenkenntnisse. Eine wesentliche Aufgabenstellung ist dabei die Überwachung von Ankündigungen neuer Vorschriften bzw. Revisionen von Vorschriften. Urheber von Vorschriften und Revisionen sind Regelsetzer wie kommunale Umweltbehörden, Landesbehörden, das Umweltbundesamt und andere Behörden auf europäischer und internationaler Ebene. Weitere essentielle Aufgaben sind die unternehmensspezifische Relevanzbewertung neuer Vorschriften und Revisionen, die Organisation und Durchführung von Entscheidungen über Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften und die Organisation und Durchführung von Wirksamkeitskontrollen von Maßnahmen. Die Erledigung dieser Aufgaben muss stringent dokumentiert werden, denn nur beim Vorliegen einer lückenlosen und manipulationssicheren Dokumentation sämtlicher umweltrechtlicher Belange kann ein Umweltaudit bestanden werden.

Die seit Jahren zunehmende Regelungsdichte und hohe Änderungshäufigkeit von Vorschriften durch verschiedenste Regelsetzer in allen Bereichen des Umweltrechts stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Globalisierungseffekte wie kurze Produktzyklen, hoher Kostendruck, harte Wettbewerbsbedingungen und eine zunehmende Arbeitsverdichtung für die Belegschaft tragen nicht selten zu einer Potenzierung der Herausforderungen bei. Für viele Unternehmen stellt daher die Sicherstellung von Compliance im Umweltbereich und die Vorbereitung und Durchführung erfolgreicher Umweltaudits eine Herkulesaufgabe dar. Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Compliance Management Prozesse zu hinterfragen und in einem zweiten Schritt auf Basis von Prozessmanagementmethoden und dem Einsatz eines geeigneten Compliance Management Informationssystems zu optimieren.

Doch gerade was die systematische Gestaltung von Compliance Management Prozessen und den Einsatz von IT betrifft, scheinen insbesondere viele KMU einen Nachholbedarf zu haben. Wie in empirischen Untersuchungen herausgefunden wurde, beschränkt sich in KMU die IT-Unterstützung von Compliance Aufgaben im Umweltbereich häufig auf universelle Bürosoftware wie Tabellenkalkulations- und Textverarbeitungsprogramme. Von den Unternehmen müssen dadurch teils erhebliche Einschränkungen bei der Wahrnehmung von Compliance Aufgaben in Kauf genommen werden. Zwangsläufig führen diese Einschränkungen wie Informationsdefizite und die Nichteinhaltung gängiger Standards für Datensicherheit und Datenschutz zu hohen Risiken für die Sicherstellung der Umweltrechtskonformität. Es muss außerdem von einer geringen Arbeitsproduktivität der Compliance Beauftragten ausgegangen werden.

Vor diesem Hintergrund hat das Steinbeis-Innovationszentrum IVO in Zusammenarbeit mit den Beratern der UBSplus aus Heilbronn die datenbankbasierte und flexibel anpassbare (Customizing) Standard Softwarelösung CCPro zur strukturierten und zuverlässigen Abwicklung von Compliance Management-Aufgaben im Umweltbereich konzipiert. Durch ihren Einsatz können die mit der Umweltrechtskonformität beauftragten Mitarbeiter die erforderlichen Steuer-, Kontroll-, Datenmanagement- und Dokumentationsaufgaben auf Basis einer zentralen Datenbank sicher und zugriffsgesteuert wahrnehmen. Die von CCPro unterstützten Konstrukte zur Organisationsmodellierung ermöglichen eine passgenaue Abbildung unternehmensspezifischer Strukturen. Unterschiedliche Unternehmensteile mit unterschiedlichen Compliance- Anforderungen, Entscheidungsgremien und Umweltrechtsakteuren lassen sich realitätsgetreu abgrenzen. Jede in CCPro angelegte Unternehmenseinheit kann somit für sich in Bezug auf Compliance- Aufgaben überwacht und datenbasiert gesteuert werden.

Mit CCPro können wichtige Entscheidungsfindungsprozesse wie Entscheidungen über Maßnahmen zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben systematisch organisiert und überwacht werden. Damit lassen sich wichtige Voraussetzungen für die Umweltrechtskonformität erfüllen. Die Compliance Management-Mitarbeiter können sich auf ihre fachlichen Inhalte konzentrieren und der zeitliche Aufwand für administrative und organisatorische Aufgabenstellungen sowie Informationsmanagementaufgaben bleibt auf ein Mindestmaß beschränkt.

Mit den Standardübersichten und Auswertefunktionen kann jederzeit der aktuelle Status der Compliance Aktivitäten in Listenform oder auch in Übersichtsdiagrammen zur Anzeige gebracht werden. CCPro sorgt für Auskunftsfähigkeit und Informationstransparenz für alle Mitarbeiter, die mit Compliance-Aufgabenstellungen im Umweltbereich beauftragt sind und hilft bei der Überwachung und Fortschrittskontrolle von Maßnahmen zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben. In einem internen Projekt wird am Steinbeis-Innovationszentrum IVO zurzeit an der Entwicklung eines „Risiko Radars“ als Erweiterung von CCPro gearbeitet. Neben der Verwendung bekannter Methoden und Techniken zur Risikoprognose werden dazu neuartige Datenanalyseansätze zur Entdeckung und Beurteilung von Fehlern bei der Abwicklung von Compliance Management-Aufgaben entwickelt. Ein kontinuierlich von CCPro aktualisiertes Risikoprofil soll bei den Anwenderunternehmen für noch mehr Sicherheit bei der Einhaltung aller relevanten Umweltrechtsauflagen beitragen und das Unternehmen, aber auch alle anderen Anspruchsgruppen vor Schaden bewahren. Das Risikoprofil soll zusammen mit wichtigen Kennzahlen, Risikoindikatoren und Empfehlungen zur Risikobehandlung den Nutzern in einem anpassbaren Dashboard zur Verfügung gestellt werden. Schwachstellen, Versäumnisse und Fristverletzungen lassen sich mittels des Dashboards auf einen Blick erkennen. Erforderliche Risikomanagement-Maßnahmen können rechtzeitig eingeleitet werden.

Nach erfolgreicher Testung eines ersten Prototyps in einem realen Betriebsumfeld wird CCPro unter Einsatz moderner Software Engineering- Methoden kontinuierlich weiter entwickelt und verbessert. Die Entwicklung von CCPro ist schwerpunktmäßig auf KMU aller Branchen im deutschsprachigen Raum ausgerichtet. Die Erstellung einer internetfähigen Version ist ebenfalls in Arbeit. Der Partner für die Begleitforschung in den Bereichen Datenbanktechnologie, Betriebliche Umweltinformationssysteme und IT-gestütztes Compliance Management ist die Hochschule Pforzheim.

Kontakt

Professor Dr.-Ing. Heiko Thimm ist Leiter des Steinbeis-Innovationszentrums IVO - Informationssysteme für Verantwortungsbewusste Organisationen an der Hochschule Pforzheim. Den Tätigkeitsschwerpunkt des Steinbeis- Unternehmens stellen Erforschung, Konzeption und Erprobung IT-basierter Lösungen für verantwortungsvolles und nachhaltiges Handeln in Organisationen sowie Prozessgestaltung und Informationssysteme für Umweltmanagement und Umweltrechtskonformität dar.

Professor Dr.-Ing. Heiko Thimm
Steinbeis-Innovationszentrum IVO - Informationssysteme fur Verantwortungsbewusste Organisationen (Bretten)
su1344@stw.de

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