Performance Managementkonzepte wie die Balanced Scorecard (BSC) gewinnen für den Mittelstand zunehmend an Bedeutung. Um eine automatisierte Kennzahlenerfassung, -abbildung, -anpassung und -verteilung zu ermöglichen, werden Business Intelligence Lösungen zur Unterstützung eines Reportings auch im betrieblichen Umfeld von kleinen und mittelständischen Unternehmen interessant. Das Steinbeis-Transferzentrum für Technologiegestütztes Unternehmensmanagement entwickelte gemeinsam mit einem mittelständischen Projektpartner eine BSC-basierte Lösung auf Basis von Open Source Software zur Unterstützung einer standardisierten und automatisierten Datenbasisbereinigung, Kennzahlenerfassung und Kennzahlenkommunikation.
Performance Managementkonzepte stellen dem Anwender strukturiert und ohne Zeitverlust Daten für die Analyse seines Unternehmens zur Verfügung, ermöglichen einen übersichtlichen und präzisen Einblick in die Daten der wichtigsten Kennzahlen und Kernprozesse des Unternehmens und unterstützen das frühzeitige Erkennen möglicher Probleme.
Die Balanced Scorecard des Steinbeis-Projektpartners unterstützt die strategische Steuerung des Unternehmens, die Durchführung von Managementreviews, als auch die Darlegung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens gegenüber Zertifizierern, Auditoren und Kunden. Vor Projektbeginn wurden die Daten der Balanced Scorecard auf Grund des Aufwands lediglich einmal jährlich ausgewertet, weshalb sie hauptsächlich für eine expost- Analyse herangezogen wurden. Der hohe Aufwand entstand vor allem dadurch, dass die Daten für die 20 Kennzahlen manuell aus verschiedenen Datenquellen zusammengetragen, bereinigt, berechnet und schließlich ausgewertet wurden. Aufgabe der Steinbeis- Experten war es daher, den gesamten Kennzahlenerfassungs- und -darstellungsprozess zu automatisieren. Daraus leiteten sich mehrere Anforderungen an die Projektumsetzung ab:
Die Umsetzung des Projektes war mit verschiedenen Herausforderungen verbunden. Um die vorhandene Balanced Scorecard abzubilden wurde die Software BIRT (Business Intelligence Reporting Tool) eingesetzt. Sie steht als Open Source Software zur Verfügung, wodurch nur geringe Kosten für Anschaffung und Lizenzen entstanden sind. Die Software zeigt außerdem geeignetes Potenzial zur ständigen Weiterentwicklung hinsichtlich der Gestaltung weiterer Reports, Änderung bestehender Reports und der Integration weiterer Komponenten.
Zusätzlich wurde zur Datenbereinigung und zur Anbindung bestehender Exceldatenquellen die Open Source Software „Talend“ zur Unterstützung des Extract-Transform-Load (ETL)-Prozesses ausgewählt. Der Einsatz von Talend ermöglicht die Erstellung einer einheitlichen Datenbasis, auf die mit BIRT zugegriffen wird. Für einzelne Reports wurden dazu zunächst die benötigten Daten aus der Datenbank ausgelesen und Ausreißer durch entsprechende Filter aussortiert. Dieser automatisierte Abfrageprozess unterstützt die Datensicherheit durch eine gleichbleibende Datenbasis, auch über einen längeren Zeitraum. Auf der Datenbasis konnten nun die gewünschten Kennzahlen errechnet und grafisch anschaulich dargestellt werden.
Der besondere Vorteil der Visualisierung der Kennzahlen liegt in den dynamischen Drill Downs, mit denen die Zusammensetzung der Daten für die Kennzahl untersucht werden kann. Dynamische Diagramme sind mit BIRT mit Hilfe weniger Mausklicks zu erstellen. Durch das Zusammenfügen einzelner Reports zu einem Gesamtreport in Verbindung mit der grafischen Aufbereitung in Form von Diagrammen konnte die Gesamt-BSC in den einzelnen Perspektiven (Finanzen, Prozesse, Potenziale, Kunden und Umwelt) dargestellt werden. Die Hauptkennzahlen geben einen übersichtlichen Einblick in die wichtigsten Themengebiete des Unternehmens und deren zeitliche Entwicklung. Die darüber hinaus verfügbaren Drill Downs und Einzelreports geben einen genaueren Einblick in die einzelnen Kennzahlen der jeweiligen Perspektive.
Neben den Ist-Werten wurde zudem eine Möglichkeit geschaffen, Planwerte für die einzelnen Kennzahlen anzulegen als auch in den Reports zu verwenden. So können Kennzahlen durch farbliche Markierung hervorgehoben werden, falls sie außerhalb eines definierten Planbereiches liegen. Über Hyperlinks zu Einzelreports können aus dem Gesamtreport zudem leicht weitere Informationen zu jeder Kennzahl eingeholt werden, wodurch die Ursachenanalyse für den Verlauf einer Kennzahl erleichtert wird.
Der Aufruf der BSC ist auf unterschiedliche Art und Weise möglich. Die Berichte können manuell direkt über das Reporting Tool aufgerufen werden. Zudem werden in bestimmten Zeitabständen automatisiert PDF-Dokumente generiert, die die Kennzahlen für einen festgelegten Zeitraum beinhalten. Durch die Verwendung von Open Source Software Tools konnte einerseits eine lizenzfreie Nutzung der Softwarelösung und andererseits eine einfache Erweiterbarkeit der Umsetzung gesichert werden. Des Weiteren ermöglicht die gemeinsame Datenbasis und die automatisierte Berechnung der BSC die Ermittlung aktueller Unternehmenskennzahlen und kann dadurch mögliche Missstände rechtzeitig aufdecken und Managemententscheidungen sinnvoll unterstützen.
Nicole Zeise
Andreas Kühn
Prof. Dr. Erich Ortner
Steinbeis-Transferzentrum TECHNUM – Technologiegestütztes Unternehmensmanagement (Darmstadt)