Versetzung nicht mehr gefährdet!

Steinbeis-Team entwickelt Online-Notenverwaltung „digischule“ für Schulen und Lehrer

Cloud-Software ist inzwischen auch in Deutschland im Alltag angekommen. Zunehmend setzen Unternehmen und Behörden auf Lösungen aus dem Internet, die keinen lokalen Administrationsaufwand mit sich bringen. Dadurch lassen sich Zeit und Kosten sparen, und gleichzeitig die Sicherheit der Daten gewährleisten. Auch das Privatgymnasium Schwetzingen hat diesen Trend erkannt und setzt seit geraumer Zeit Cloud-Software ein – nun auch die Notenverwaltung „digischule“ des Steinbeis-Beratungszentrums Digitale Schule.

Viele Teilbereiche der schulischen Verwaltung sind durch die Bundesländer vorgegeben oder zumindest bereitgestellt. So stellt Baden-Württemberg den Schulen eine Schulverwaltungssoftware zur Verfügung, mit der sich neben der Stammdatenverwaltung der Schüler und Eltern auch die notwendigen statistischen Informationen an das Bundesland übermitteln lassen. Auch ein Druck von Zeugnissen ist möglich. Allerdings: Wie die Zeugnisnote durch Einzelnoten (aus Prüfungen, Tests etc.) entsteht, ist jeder Schule, oftmals sogar jedem Lehrer selbst überlassen. Dementsprechend heterogen sind die Arbeitsweisen: Von klassischer Client-Software über Excel bis hin zum Papier-Notenbuch ist alles vertreten, und das sogar innerhalb ein und derselben Schule. Das bringt Nachteile mit sich:

  • Es ist für die Schulen nahezu unmöglich, Datensicherheit zu gewährleisten, weil jeder Lehrer sein eigenes System benutzt.
  • Die Zusammenarbeit ist stark eingeschränkt – meist hat nicht einmal der Klassenlehrer die Möglichkeit, auf den aktuellen Notenstand in den einzelnen Fächern zuzugreifen.
  • Die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung der Daten gestaltet sich schwierig – vom klassischen Ordner bis zur Kiste mit USB-Sticks sind alle Lösungen vertreten.
  • Da die Noten in so vielen verschiedenen Systemen gepflegt werden, gestaltet es sich am Schuljahresende schwierig, alle Noten wieder auf einen gemeinsamen Nenner, d. h. auf ein gemeinsames Zeugnis zu bringen.

Jörg Bader, Schulleiter des Privatgymnasiums Schwetzingen, beschäftigen diese Probleme nicht mehr: „Seit Ende 2014 verwenden wir ‚digischule‘ von Steinbeis in einer Testphase, die zum kommenden Schulhalbjahr enden und in den Produktiveinsatz übergehen wird“. Die Vorteile sind für Jörg Bader offensichtlich: „Endlich sind alle Noten in einem einheitlichen System erfasst und nachvollziehbar. Wenn ein Kollege mal nicht erreichbar ist, beispielsweise in einem Elterngespräch, so kann der zuständige Lehrer dennoch auf den aktuellen Notenstand zugreifen.“

Das ist nicht der einzige Vorteil von „digischule“. Durch die zentrale Erfassung der Noten stellt die Software auch einheitliche Statistiken zur Verfügung. Dazu Jörg Bader: „Die Außenwirkung gegenüber Erziehungsberechtigten ist durch solch eine einheitliche Darstellung der Leistungen der Schülerinnen und Schüler natürlich deutlich verbessert – in jedem Gespräch dienen die gleichen Daten und die gleichen Auswertungen oder Visualisierungen als Grundlage“.

Gleichzeitig bedeutet „zentrale Erfassung“ dank moderner Cloud-Technologie nicht, dass alle Lehrer ihre Daten an einem Computer im Lehrerzimmer erfassen müssen, der oftmals nicht funktioniert. Ralf Hanke vom Steinbeis-Beratungszentrum Digitale Schule erklärt: „Unsere Software ‚digischule‘ steht als Internet-Anwendung zur Verfügung, und ebenso als App für mobile Geräte. Lehrerinnen und Lehrer können dadurch quasi von überall aus ihre Verwaltungstätigkeiten durchführen – ob direkt in der Schule oder zuhause im Garten spielt keine Rolle mehr“.

Eine häufige Frage im Zusammenhang mit Cloud-Software ist die Frage der Sicherheit. Volker Matejka, Leiter des Steinbeis-Beratungszentrums Digitale Schule betont: „Wir verstehen, dass die Sicherheit der Daten die Kunden beschäftigt, immerhin liegen sensible Daten in der Software. Wir können hier aber beruhigen – unsere Software wird bei hochzertifizierten Anbietern mit Zugangskontrolle, Sicherheitspersonal, Maßnahmen im Katastrophenfall etc. betrieben, und ist durch unsere langjährige Erfahrung in der Software-Entwicklung nach aktuellsten Sicherheitsstandards entwickelt. Im Gegenteil sind wir der Meinung, dass nur durch den Einsatz einer solchen Lösung Sicherheit überhaupt gewährleistet werden kann, was auch der Sichtweise des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entspricht!“ Umgekehrt sei nicht möglich, Sicherheit zu garantieren, wenn wie bisher üblich jeder Lehrer seine eigene Software verwendet, auf seinem eigenen PC oder Mobilgerät, mit eigenen Sicherheitseinstellungen und Virenschutz.

Bei aller Komplexität im Hintergrund wurde bei der Entwicklung von „digischule“ gleichzeitig höchste Aufmerksamkeit auf die einfache Bedienbarkeit gelegt. Schulleiter Jörg Bader: „Nicht alle Lehrerinnen und Lehrer sind IT-Experten, und müssen es auch nicht sein. Umso wichtiger ist es, dass die Bedienung der Software auch für weniger erfahrene Anwender schnell und intuitiv erfassbar ist – hier ist ‚digischule‘ vorbildlich.“

Selbstverständlich beschränkt sich „digischule“ nicht auf die reine Verwaltung von Noten – auch weitere nützliche Funktionen sind in die Software integriert, wie ein Adressbuch aller Lehrer, direkte Kontaktinformationen zu Schülern und Erziehungsberechtigten, eine vereinfachte Terminplanung, Sitzpläne und vieles mehr. Weitere Aspekte werden in Zukunft folgen. „Wir sind bezüglich der Anforderungen an die Software sehr flexibel und arbeiten vorzugsweise direkt mit den Kunden zusammen – sollte eine Schule bestimmte Software-Anforderungen haben, kann sie sich gerne an uns wenden“, so Steinbeis-Experte Ralf Hanke. Auch Jörg Bader schätzt diese Zusammenarbeit: „Egal ob Fragen der Benutzerführung oder Behebung von Problemen in der frühen Testphase – die Zusammenarbeit war stets hervorragend. Solche zuverlässigen Partner sind für uns sehr wichtig!“

Ralf Hanke und Volker Matejka sind überzeugt, mit „digischule“ einen großen Schritt in Richtung ihrer Vision gemacht zu haben: „Der Einsatz von IT an Schulen sollte nur ein Mittel zur Erfüllung des eigentlichen Zwecks sein: der pädagogischen und didaktischen Arbeit mit Schülerinnen und Schülern. Eine Software-Lösung ist in dem Falle gut, wenn sie kaum wahrnehmbar und ohne Komplexität einsetzbar ist. Das ist uns mit ‚digischule‘ gelungen!“

Neben Schulen, die die Software für alle Lehrer des Kollegiums erwerben, können sich auch einzelne Lehrer anmelden und bei Bedarf mit Kollegen ihrer Schule vernetzen. Dadurch kann „digischule“ unabhängig von Einzelpersonen oder Teams genutzt oder für den Einsatz an der Schule ausprobiert werden. Jörg Bader resümiert: „Wir empfehlen anderen Schulen den Einsatz einer solchen modernen Software-Lösung. Natürlich gibt man ein paar alte Gewohnheiten auf, gewinnt aber ein hohes Maß an Transparenz, Sicherheit, Einfachheit und verbessert deutlich die Zusammenarbeit der Lehrerinnen und Lehrer – letztlich profitieren also alle Beteiligten.“

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