eProcurement als strategischer Wettbewerbsvorteil

Prozessoptimierung für einen Mittelständler in der Parkraumbewirtschaftung

Der Trend zu verstärktem Outsourcing hat in vielen Unternehmen die Wertschöpfungstiefe wesentlich reduziert. Dies hat zur Folge, dass mehr Güter und Dienstleistungen fremdbezogen werden. Daher ist in den vergangenen Jahren die Bedeutung der Beschaffung für den Unternehmenserfolg signifikant gestiegen und zu einer gewinnund wettbewerbsentscheidenden Unternehmensfunktion geworden. Wie ein Mittelständler dies als Vorteil für sich nutzen kann, hat Jörg Mayr im Rahmen seines Bachelor-Studiums an der School of Management and Technology der Steinbeis-Hochschule Berlin untersucht.

Systemintegration eProcurement

Mit der zunehmenden Bedeutung des Internets ergeben sich für Unternehmen neue und moderne Wege der Beschaffung. Der gezielte Einsatz der internetbasierten elektronischen Beschaffung, des eProcurements, bringt Zeit- und Kostenersparnisse. Die bei der Umsetzung von eProcurement in einem mittelgroßen Unternehmen auftretenden Problemstellungen unterscheiden sich jedoch schon wegen der stark unterschiedlichen Transaktionsvolumen und der dadurch reduzierten Spanne an Einsparungen fundamental von den Problemstellungen bei großen Unternehmen. Daher stellt der erfolgreiche Einsatz von eProcurement, angepasst an ein mittelgroßes Unternehmen unter Umständen einen strategischen Wettbewerbsvorteil dar.

Jörg Mayr analysierte während seines Studienprojektes, wie durch die Einführung eines optimierten, elektronisch unterstützten Beschaffungsprozesses eProcurement, sowohl Produkt- wie auch Prozesseinsparungen bei einem mittelständisch geprägten Unternehmen aus der Parkraumbewirtschaftung möglich sind und nachhaltig zur Ertragsoptimierung beitragen. Die kontinuierliche Verbesserung branchentypischer Geschäftsprozesse leistete einen wesentlichen Beitrag zum bisherigen Erfolg des Unternehmens. So wurden im Jahr 2009 als Ergebnis aus einer umfassenden Gemeinkostenanalyse weitere Maßnahmen zur Kostenreduzierung mit dem Ziel einer nachhaltigen Ertragsoptimierung eingeleitet. Im Bereich der Beschaffung ergaben sich zahlreiche Ansätze die Beschaffungsvorgänge zukünftig einfacher, kontrollierbarer und möglichst automatisiert abzuwickeln. Der Beschaffungsprozess konzentriert sich im Wesentlichen auf die sogenannten indirekten/MRO-(Maintenance-, Repair-, Operating-) Produkte, die nicht direkt in die erbrachte Dienstleistung eingehen. Neben einer Reorganisation und Prozessmodellierung im Beschaffungsprozess muss auch die Investition in entsprechende IT-Systeme betrachtet werden.

Die zahlreichen Ansätze, die Beschaffungsvorgänge zu optimieren, konzentrierten sich überwiegend auf die Bereiche Produkte und Prozesse. Die Prozessanalyse ergab, dass mehr als 80% aller Einkaufstransaktionen durch die Beschaffung indirekter/MROProdukte verursacht werden. Die bestehenden Prozesse sind papierbasiert, aufwendig, fehleranfällig und somit teuer. Eine Prozessanalyse soll zeigen, ob der gezielte Einsatz von Ressourcen einer höheren Wertschöpfung im Unternehmen zugeführt werden kann. Die aus dem Projekt erwarteten Prozesseinsparungen sind abhängig von der Vollständigkeit der Prozessunterstützung entlang des gesamten Beschaffungsprozesses sowie dem Abdeckungsgrad aller Prozessvarianten. Die Produktanalyse ergab, dass der Anteil indirekter/MRO-Produkte an den gesamten Ausgaben des Unternehmens beachtlich ist: inklusive Anlage- und Investitionsgüter entsprechen diese etwa 8% des gesamten Umsatzvolumens und stellen den drittgrößten Kostenblock dar. Ein Großteil der kostenintensiven Investitionsgüter (Parkabfertigungsanlagen) werden außerhalb von Volumenverträgen unter Umgehung eines zentralen Einkaufs beschafft (Maverick Buying). Das Produktportfolio der zur Leistungserstellung notwendigen Produkte ist vielseitig und sehr heterogen. Gerade im Bereich der Parkabfertigungsanlagen und der Betriebsausstattung der Parkgaragen sind die Produkte sehr speziell und kostenintensiv. Erschwerend kommt hinzu, dass für Reparatur und Wartung der Parkabfertigungsanlagen die unmittelbare Verfügbarkeit der richtigen Teile gewährleistet sein muss, um einen Ausfall der Anlagen und somit einen finanziellen Verlust zu vermeiden. Die Durchführung einer Produktanalyse soll zeigen, ob durch eine gezielte Auswahl notwendiger Produkte und deren Lieferanten eine nachhaltige Kostenoptimierung möglich ist.

Es zeigt sich, dass die Herausforderungen bei einem mittelgroßen Unternehmen der Parkraumbewirtschaftung mehr auf der wirtschaftlichen und weniger auf der technischen Seite liegen. Die eProcurement-Lösung muss auf die Beschaffungsstrategie ausgerichtet und individuell auf das Unternehmen zugeschnitten sein. Diese Individualität und stetige Weiterentwicklung sichert den strategischen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Durch die geringeren Skalenvorteile in mittelgroßen Unternehmen im Vergleich zu Großunternehmen fallen jedoch die erzielbaren Ergebnisse geringer aus, es bleibt somit weniger Spielraum zur Lösung von Problemen. Eine wesentlich sorgfältigere Planung und Durchführung ist notwendig. Durch die Einführung von eProcurement wird ein wesentlicher Teil der Unternehmensstrategie nachhaltig umgesetzt und die Basis für weiteres Wachstum sinnvoll erweitert.

Kontakt

Isabel Lindner
School of Management and Technology der Steinbeis-Hochschule Berlin (SHB, Berlin/Filderstadt)

su1323(keenAffallpostatkeenAffallpost)stw.de

 

Jörg Mayr
mayr-teamwork Unternehmensberatung

j.mayr(keenAffallpostatkeenAffallpost)mayr-teamwork.de


Literaturhinweise:
Schmidt, Carsten (2002)
Buchholz, Wolfgang (2001)
Appelfeller, Wieland (2005)
Nekolar, Alexander-Philip (2003)
Stoll, Patrick (2008)

Zuletzt geändert am 31. Mai, 2011 von HJE