Die Finanzen im Griff

Implementierung eines neuen Finanzmanagements

New Public Management, neue Steuerungsmodelle und -instrumente – Schlagworte, die in öffentlichen Verwaltungen omnipräsent sind. Um diese Konzepte für den öffentlichen Bereich anzupassen, werden betriebswirtschaftliche Instrumente herangezogen. Thomas Dippert hat im Rahmen seines Master-Studiums an der School of International Business and Entrepreneurship der Steinbeis-Hochschule Berlin bei der Implementierung eines neuen Finanzmanagements im Landesamt für Ländliche Entwicklung, Landwirtschaft und Flurneuordnung des Landes Brandenburg mitgewirkt.

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Ob Bund, Länder oder Kommunen, sie alle befassen sich mit der Überarbeitung der bestehenden Geldverbrauchskonzepte hin zu einem ressourcenorientierten Ansatz. Das zeigt sich unter anderem in der Ermittlung und Einbeziehung des öffentlichen Vermögens sowie der mittel- bis langfristigen Verbindlichkeiten und der Entwicklung von erfolgsund finanzbezogenen Planungsmethoden mit einer parallelen Softwareunterstützung.

Das brandenburgische Landesamt für Ländliche Entwicklung, Landwirtschaft und Flurneuordnung ist dabei, ein derartiges Finanzmanagement einzuführen. Im ersten Schritt wird die bestehende Kameralistik softwarebezogen mit doppischen Strukturen verbunden und um eine Kostenrechnung sowie Anlagenbuchhaltung ergänzt. Langfristig soll dieses neue System zentral weiterentwickelt und dezentral in den einzelnen Behörden optimal ausgesteuert werden. Diese langfristige Weiterentwicklung war Aufgabe von Thomas Dippert, der sich damit in seinem Unternehmensprojekt während des MBA-Studiums befasste.

Die Untersuchung des Behördenumfelds und der internen Situation zeigte Dippert vier miteinander verbundene Kernaspekte für eine Dienststelle bei der zentral gesteuerten Einführung eines neuen Finanzmanagements. Darauf aufbauend entwickelte er ein vierteiliges Konzept, um künftige Veränderungen effizient zu steuern: es besteht aus einer komplexen dezentralen und risikobezogenen Pro- jektsteuerung, einer optimalen Aussteuerung der Vorgangsbearbeitung im Haushaltswesen, einem umfassenden Change Management und dem Aufzeigen des potentiellen Nutzens.

Einen wichtigen Aspekt im Projekt stellt die Information und Kommunikation dar. Das dezentrale Projektmanagement verlangt, den Überblick über alle inhaltlichen Disziplinen und Bestandteile des neuen Finanzmanagements zu behalten und diese organisatorisch mit allen betroffenen Referaten und Dienststellen zu verbinden und zu den richtigen Zeiten in das Projekt einfließen zu lassen, damit die zentrale Planung beachtet wird und dezentral kontinuierlich ein aktueller Sachstand abrufbar ist. Deshalb erfolgt die Projektsteuerung unterteilt nach Aufgabengebieten unter Berücksichtigung der betroffenen Organisationseinheiten. Die Priorisierung der Aufgaben erfolgt anhand des potentiellen Risikos für das Gesamtprojekt.

Die Informationsversorgung bei der künftigen Vorgangsbearbeitung stellt für das Haushaltsmanagement eine besondere Herausforderung dar. Unter anderem müssen die Mitarbeiter zielgerichtet geschult, über verändernde Strukturen informiert und in der praktischen Umsetzung miteinbezogen werden. Dafür wird ein Verfahren erstellt, das die Weiterleitungszeiten von bestimmten Unterlagen kritisch betrachtet und auf die Besonderheit der Bearbeitung von einzelnen Prozessschritten an unterschiedlichen Standorten eingeht. Ein Change Management, das sich an die relevanten Zielgruppen richtet, soll informationsorientiert die Akzeptanz für die Veränderungen bei den Mitarbeitern erhöhen. In der Einführungsphase des neuen Finanzmanagements war der potentielle Nutzen noch nicht direkt sichtbar. Daher war es notwendig das aktuelle Potenzial zu verdeutlichen und unter den Projektbetroffenen zu kommunizieren. Dies geschah durch die Erstellung einer fiktiven Bilanz für eine Dienststelle und war ein wichtiger Schritt für die Veränderung im Denken.

Da diese vier Aspekte bei einem solchen Projekt für eine Dienststelle die dauerhafte Thematik darstellen, kann der reine Inhalt des zentral gesteuerten Großprojektes hürdenfrei und deshalb effizienter umgesetzt werden. Durch dieses Verfahren werden langfristige Veränderungen ganzheitlich betrachtet und effizienter umgesetzt.

Zuletzt geändert am 17. Mai, 2011 von HJE