Ergebnis: Perfekte Funktion, überzeugende Optik

Weltweite Harmonisierung der Web-Auftritt eines Medizintechnikherstellers

Dass ein ansprechender Internetauftritt mit grundsätzlichen Informationen zum Unternehmen und den Produkten notwendig ist, bestreitet heute kaum ein Unternehmen mehr. Die Erstellung und Pflege eines Basis-Internetauftritts ist mittlerweile auch dank vielfältiger Hilfsmittel problemlos möglich. Die Karl Storz GmbH & Co. KG hatte aber den Anspruch, die eigene Spitzenposition in der Medizintechnikbranche auch im Webauftritt zu zeigen und wandte sich mit einem Relaunch an die Experten im Steinbeis-Transferzentrum Innovation und Organisation.

Das Design war deutlich in die Jahre gekommen, die Inhalte und Funktionen entsprachen nicht dem erstklassigen Image des Unternehmens und die Pflege der statischen Seiten war umständlich und zeitaufwendig. Die internationale Expansion des Endoskopeherstellers aus Tuttlingen führte zu inhaltlich und designtechnisch abweichenden Internetauftritten, die weltweite Marketing-Aktivitäten und fundierte Kundeninformationen deutlich erschwerten.

Es war an der Zeit das Layout des Auftritts, die verwendete Software zur Erstellung und Pflege, aber auch die Prozesse im Umfeld des Web-Auftritts neu zu definieren. Durch einschlägige Erfahrungen sensibilisiert, wurde von der Geschäftsführung zur Begleitung des gesamten Projektes das Eislinger Steinbeis-Transferzentrum für Innovation und Organisation herangezogen.

Der ursprüngliche Ansatz des Projektes war, den bestehenden Web-Auftritt mit einem neuen Content-Management-System (CMS) einfacher änder- und pflegbar zu gestalten. Später sollten eine Überarbeitung des Layouts und sukzessive verschiedene funktionale Erweiterungen dazu kommen. Schließlich wollte man dem Nutzer einen Mehrwert bieten, damit dieser wiederholt die Seiten besucht und immer aktuell und gezielt informiert werden kann.

Schnell war jedoch im Projektteam klar, dass eine zukunftssichere Auswahl des CMS nur mit konkreten funktionalen Anforderungen durchgeführt werden konnte. Gleichzeitig eröffnete die Migration der bestehenden Inhalte die einmalige Chance auch das Layout anzupassen und echte Mehrsprachigkeit zu implementieren. Die Geschäftsleitung musste angesichts dieser offensichtlichen Potenziale nicht einmal mehr überzeugt werden, die Projekteinhalte etwas weiter zu fassen und dadurch eine solide Lösung für zukünftige funktionale Erweiterungen zu schaffen. So wurden im Verlauf des Projektes weitere Funktionen konzipiert, die eine Verbindung des Web-Auftritts mit internen Systemen, wie SAP oder Kundendatenbanken, erforderten – eine vielversprechende, aber auch anspruchsvolle Aufgabe.

Fast parallel wurde daher an zwei Projektsträngen gearbeitet: Zum einen die Auswahl des CMS, die zunächst zwischen drei verschiedenen Systemklassen zu entscheiden hatte. Gänzlich offene Framework-Systeme erlauben fast uneingeschränkte Freiheiten bei Design und Funktionalität, erfordern für einen neuen Webauftritt jedoch lange und qualifizierte Projektarbeit. Den höchsten Standardisierungsgrad bieten „Out-of-the-box-Systeme“, die ohne umfangreiche Schulungen angewandt werden können, aber auch signifikante funktionale Rahmenbedingungen festlegen. Freeware-Systeme schließlich stellen mit respektabler Funktionalität und überzeugenden Einführungskosten für viele Anforderungen eine überlegenswerte Alternative dar. Ausgewählt wurde letztlich ein System mit größtmöglicher Flexibilität bei vernünftigen Projektlaufzeiten und strategischer Sicherheit sowie ein erfahrenes Systemhaus als umsetzender Projektpartner.

Der andere Projektstrang betraf die Neuentwicklung des Designs, das sich an der allgemeinen Designsprache des Unternehmens anlehnen musste, ohne jedoch die Möglichkeiten einer dynamischen Webseite zu ignorieren. Hierzu wurden auf Grundlage eines groben Navigationskonzeptes, der zu beachtenden Designelemente und der erwarteten Anmutung des neuen Webauftritts von verschiedenen Designagenturen erste Entwürfe eingeholt. Auf dieser Basis konnte die Geschäftsführung einen Designpartner auswählen.

Beide Projektstränge konnten parallel, aber nicht völlig unabhängig voneinander vorangetrieben werden. Die Umsetzung eines Navigationskonzeptes bei umfassenden Inhalten erfordert eine klare Strukturierung der angebotenen Informationen, aber auch vielfach eine clevere Implementierung durch anspruchsvollere Webtechnologien, die im Design verankert sein müssen. Prüfstein für praxistaugliche Lösungen war dabei immer der avisierte Nutzer, der auch ohne Kenntnis von Inhalten und entwickelter Struktur seine Erwartungen an Inhalte und Clickpfade erfüllt bekommt.

Mit der Konkretisierung der Prozesse wurden die neuen Verantwortlichkeiten und Qualifikationen der Mitwirkenden transparent. Hier zahlte sich ein Projektteam aus verschiedenen Fachabteilungen aus, da für viele der Aufgaben, wie Neuproduktvorstellungen oder Pflege von Stellenanzeigen, jeweils ein Abteilungsvertreter leicht zu integrieren war. Die Projektmitwirkenden waren von den Vorteilen des CMS überzeugt: Die kreativen Content-Erzeuger waren mit den einfachen Eingabemöglichkeiten von Text und Bild zufrieden und von den Vorteilen einer durchgängigen IT-Lösung schnell begeistert. Die Gruppe der Systembetreuer und Web-Experten waren von den vielfältigen Möglichkeiten, auch durch eine Kopplung mit internen Datenbanken oder dem ERP-System, schnell überzeugt.

Diese organisatorischen Grundlagen können nun auch im nächsten Schritt genutzt werden, dem Ausbau der Cross Media Publishing Funktionen. Aus dem für den Web-Auftritt gepflegten Content können zukünftig aktuelle CD ROMs hergestellt, aber auch einzelne Marketing-Unterlagen bis hin zu gesamten Katalogen abgeleitet werden. Diese tiefe technische und organisatorische Integration des CMS in die Marketing-Prozesse des Unternehmens eröffnet vielfältige Chancen und Effizienzpotenziale. Selbstverständlich bedarf es allerdings einiger Anstrengungen, dies umzusetzen: Zum einen sind organisatorische und technische Schnittstellen zu klären und zu implementieren, zum anderen sind die jeweiligen Datenbestände und –strukturen auf die neuen Abläufe anzupassen. Das kann situationsbedingt, aber natürlich auch entsprechend der Datenqualität, einen erheblichen Arbeitsaufwand bedeuten. Dieser operative Aufwand wird oftmals zu einem CMS-Projekt dazugerechnet, könnte jedoch genauso als Basisaufgabe der jeweiligen Funktionsbereiche verstanden werden. Leider wird in frühen Projektphasen häufig unrealistisch von perfekt gepflegten Daten und klaren Prozessen ausgegangen. Sollen nun einzelne Daten völlig automatisch verwaltet werden, erfordert das diese oft nicht vorhandene hohe Datenqualität.

Viele CMS-Projekte scheitern bereits an der „einfachen“ Migration auf eine neue IT-Grundlage, davon ist die Karl Storz GmbH & Co. KG weit entfernt. Alle angegangenen Herausforderungen im Projekt konnten erfolgreich bewältigt werden. Und weder das Unternehmen, noch die Experten am Steinbeis-Transferzentrum bereuen, das Projekt wesentlich umfangreicher angegangen zu sein, als ursprünglich geplant.

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