Die voranschreitende Globalisierung der Weltwirtschaft und die damit verbundene Forderung nach Produktivitätssteigerung, aber auch die Übertragung von mehr Verantwortung an jeden Einzelnen führt dazu, dass Mitarbeiter und Führungskräfte immer effizienter mit ihrer Zeit „haushalten“ müssen. Die ND SatCom GmbH ist sich dieser Herausforderung bewusst und hatte sich deshalb entschlossen, ihren Mitarbeitern und Führungskräften ein Training zum Thema „Zeit- und Selbstmanagement“ anzubieten, um die auf diesem Gebiet bereits bestehenden Kompetenzen aufzufrischen und zu optimieren.
Stress ist inzwischen ein Modewort. Wer nicht sagen kann, dass er im Stress sei, leistet quasi nicht genug. Diesen Eindruck könnte man bedauerlicherweise heutzutage bekommen. Folgen von Stress sind Krankheiten, berufliche und private Probleme, Störung der sogenannten Work-Life-Balance und Verminderung der Lebensqualität. Man lebt nicht mehr, sondern man wird gelebt.
Um diese negative Entwicklung erst gar nicht wirklich zum Tragen kommen zu lassen, aber auch weil eine Weiterbildungsmaßnahme ein positiver immaterieller Anreizfaktor für Mitarbeiter und Führungskräfte ist, hat sich ND SatCom – der weltweit führende Anbieter von satellitenbasierten Breitband VSAT-, Broadcast- und militärischen Kommunikationsnetzwerken – an das Winnender Steinbeis- Transferzentrum Managementseminare & Mittelstandsberatung gewendet. Dort wurde ein individuelles Weiterbildungskonzept für ein zweitägiges Inhouse-Training zum Thema „Zeit- und Selbstmanagement“ erarbeitet.
Der erste Schritt bestand darin, bei den Trainings-Teilnehmern Bewusstsein für ihre beruflichen und privaten Ziele in kurz-, mittel- und langfristiger Hinsicht zu schaffen. Es ging also darum, die richtigen Dinge zu tun und nicht nur über die möglichst effiziente Ausführung von Tätigkeiten nachzudenken. Danach stand die Durchführung einer persönlichen Tätigkeitsanalyse im Mittelpunkt des Trainings, denn Veränderungen können nur dann sinnvoll bewirkt werden, wenn jeder zuvor seine persönlichen „Missstände“ aufgedeckt hat. Die Trainings-Teilnehmer wurden mit folgenden Schlüsselfragen konfrontiert: Für welche Tätigkeiten setze ich meine Zeit ein und wie führe ich diese durch?
Vielfach hat man völlig falsche Vorstellungen, wofür und wie man seine Zeit im Arbeitsalltag verwendet. Eine kritische Selbstreflexion, die ein wichtiges Element der Stressanalyse ist, hilft dabei, die Situation klar zu sehen. Die Trainings-Teilnehmer machten sich daran, alle Zeitdiebe und Störfaktoren zu notieren und die wichtigsten kurzfristig zu bearbeiten bzw. zu ändern. Die Teilnehmer setzten Prioritäten und nahmen dabei die sogenannte ABC-Analyse zu Hilfe. Dabei wird zwischen sehr wichtigen A-Tätigkeiten, wichtigen B-Tätigkeiten und unwichtigen C-Tätigkeiten differenziert. Das ebenfalls im Inhouse-Training vorgestellte Eisenhower-Prinzip geht noch einen Schritt weiter und nimmt eine Aufteilung in vier Gruppen entsprechend der Kriterien-Kombination von wichtig/unwichtig sowie eilig/ nicht eilig vor:
Der nächste Schritt beschäftigte sich mit der Planung. Den Teilnehmern wurden Wochenund Tagespläne vorgestellt. Zum einen lernten sie dadurch, ihren Schreibtisch und ihre Pinwand von vielen kleinen Merk-Zettelchen freizuhalten, zum anderen erhielten sie dadurch eine Übersicht der zu erledigenden Tätigkeiten, mit der Möglichkeit die angesprochene Priorisierung vorzunehmen. Hierzu wurden verschiedene Kalender- und Planungssysteme sowie die ALPEN-Methode zur Erstellung eines Tagesplanes empfohlen. Ferner wurde in diesem Zusammenhang auch auf die besondere Bedeutung des Biorhythmus hingewiesen, der von Mensch zu Mensch verschieden ist und die persönliche Leistungskurve bestimmt.
Weiterhin beschäftigten sich die Teilnehmer mit der Frage, ob sie ihre Entscheidungen immer zeitnah fällen oder ob sie diese auch verschleppen. Der Zeitpunkt, wann die Entscheidungen getroffen werden sollten, ist hierfür von großer Bedeutung. Im Rahmen der Weiterbildungsmaßnahme wurde vermittelt, dass dies dann passieren sollte, wenn alle möglichen Fakten auf dem Tisch liegen.
Weiterer Aspekt des Trainings stellte das Thema „Delegieren als Führungsaufgabe“ dar. Damit Delegieren tatsächlich zu einer Zeitersparnis führt und dadurch nicht mehr Zeit verschlingt als eingespart wird, ist es erforderlich, von vorneherein eine Reihe von klärenden Fragen zu stellen:
Im Geschäftsalltag stellt sich häufig das Problem, nicht nein sagen zu können. Es liegt vielfach im Wunsch begründet, hilfsbereit zu sein, oder an fehlender Courage und enthält oftmals die Befürchtung, von den Kollegen als eigensinnig und egozentrisch abgestempelt zu werden. Folglich wurde den Trainings-Teilnehmern im Inhouse-Training vermittelt, dass man „nein sagen“ lernen und sich zum „Dinge mutig sein lassen“ durchringen muss. Nein zu sagen ist letztendlich eine Ermessensentscheidung, bei der die eigene Situation, das heißt, die eigenen Ziele, die Priorität der momentan zu bearbeitenden Aufgabe und das vorhandene Zeitbudget mitberücksichtigt werden sollten.
Das individuelle Inhouse-Training ermöglichte den Führungskräften und Mitarbeitern von ND SatCom, ihre Fähigkeiten auf dem Gebiet des „Zeit-“ und Selbstmanagements weiterzuentwickeln. Dadurch können sie ihren Wochen- und Tagesablauf noch effizienter organisieren, Stress vermeiden und ein ausgeglichenes Verhältnis von Berufs- und Arbeitsleben bewahren.